همه در طول زندگی تحصیلی و حرفه‌ای خود گاهی مجبور می‌شویم که مطالبی را به دیگران ارائه کنیم. دلایل بسیاری برای ارائه وجود دارد. از ارائه نتایج پژوهش گرفته تا پیشنهاد اجرای یک طرح جدید. یادگیری مهارت‌های ارائه، به ما کمک می‌کند تا با اعتماد به نفس بیشتری یک ارائه تاثیرگذار داشته باشیم.
مهارت‌های ارائه – تعریف
ارائه یک نوع ارتباط است. که در آن گوینده، اطلاعاتی را به شنونده ارائه می‌کند. به عنوان مثال، پژوهشگران اغلب نتایج کارهای خود را به دانشمندان رشته خود ارائه می‌دهند. درحالیکه مدیران اغلب پیشرفت شرکت خود را به سرمایه‌گذاران ارائه می‌دهند.
تعریف مهارت‌های ارائه: مهارت‌های مورد نیاز برای ارائه موفق و تأثیرگذار است.
افزایش مهارت‌های ارائه بسیار مهم است. زیرا ارائه برای ارتباطات حرفه‌ای حیاتی است. ارائه‌های تأثیرگذار می‌تواند اعتبار علمی و حرفه‌ای سخنران را در دیدگاه مخاطب افزایش دهد.
مهارت‌های ارائه 5P
به خاطر سپردن «مهارت‌های ارائه 5P» به شما کمک می‌کند تا یک ارائه سازمان یافته و قانع کننده‌ای را تهیه و اجرا کنید.
هدف (Purpose)
پیش از هر کاری باید هدف ارائه را تعیین کنید. به عنوان مثال، هدف ممکن است متقاعد کردن مخاطب برای موافقت با دیدگاه شما در بحث، تلاش برای گرفتن بورسیه تحصیلی یا دفاع از پایان‌نامه باشد. برای تعیین هدف ارائه، می‌توانید از خود سوالاتی مانند موارد زیر را بپرسید:
- چرا این مطلب را ارائه می‌دهم؟
- من این مطلب را به چه کسی ارائه می‌دهم؟
- می‌خواهم مخاطب از این ارائه چه چیزی یاد بگیرد؟
- از ارائه این مطلب چه چیزی می خواهم به دست بیاورم؟
شناسایی هدف اصلی ارائه بسیار مهم است. چون همه بخش‌های ارائه باید از آن هدف پشتیبانی کند.
طرح (Plan)
پس از تعیین هدف باید محتوای ارائه خود را سازماندهی کنید. باید به این فکر کنید که چگونه می‌توانید به هدف خود برسید. علاوه بر آن ممکن است شرایطی ویژه‌ای برای نحوه ارائه وجود داشته باشد. مانند اینکه معلم محدودیت زمانی یا قالب ویژه را مشخص کرده باشد. باید این دستورالعمل‌ها را دنبال کرده و جوری برنامه ریزی کنید که به هدف خود دست یابید. هنگام برنامه ریزی برای ارائه، می‌توانید سوالات زیر را از خود بپرسید:
- این ارائه باید در چه قالبی ارائه شود؟
- این ارائه چقدر باید باشد؟
- چگونه می‌توان اطلاعات را به بخش‌های کوچک تقسیم کرد؟
- آیا می‌توان در عین حرفه‌ای ماندن، عناصر خلاقانه یا طنزی را در آن گنجاند؟
باید فضایی را که در آن ارائه می‌کنید در هنگام برنامه ریزی در نظر داشته باشید. چند نفر در اتاق خواهند بود؟ فضای اتاق چگونه تنظیم خواهد شد؟ آیا ارائه حضوری است یا از طریق یک پلتفرم ویدئو کنفرانس خواهد بود؟ همه این موارد می تواند بر نحوه تنظیم ارائه تأثیر بگذارد تا ذهن مخاطب را درگیر نگه دارد و اطمینان حاصل کنید که آنها مطالب را درک می‌کنند.
به عنوان مثال، در ارائه حضوری به یک جمع کوچک، می‌توانید زمانی را برای پرسش و پاسخ درنظر بگیرید. اما در یک ارائه ضبط‌شده که برای مخاطبان ایمیل می‌شود، باید یک ایمیل یا راه تماس دیگری را برای مخاطب در نظر بگیرید تا به پرسش‌های آنها پاسخ دهید.
آماده سازی (Preparation)
پس از برنامه ریزی، باید جزئیات را آماده کنید. باید طرحی را که در مرحله پیش آماده کردید، دنبال کنید و تمام مواد لازم را جمع آوری کنید. این مرحله شامل نوشتن طرح کلی یا سناریویی است از آنچه می گویید و همه جزئیاتی که باید شامل شود، مانند متون یا مطالب دیداری و شنیداری. شما می توانید هنگام آماده سازی ارائه خود سوالات زیر را از خود بپرسید:
- آیا ارائه این جزئیات هدف اصلی را برآورده می‌کند؟
- آیا این ارائه به تمام نکات مهم این موضوع می‌پردازد؟
- آیا این ارائه سازماندهی شده، منظم و قابل پیگیری است؟
- آیا مواد بصری به انتقال مطلب کمک می‌کند یا باعث حواس‌پرتی می‌شود؟
نوشتن یک اسکریپت کلمه به کلمه از آنچه در یک ارائه باید گفت، اغلب چالش برانگیز است. عوامل زمینه‌ای مانند محدودیت‌های زمانی و پرسش‌های مخاطبان می‌تواند چنین سناریویی را ناممکن کند و روند ارائه را مختل نماید. در عوض، ایجاد لیست کلید واژه‌ها از موضوعات مورد بحث معمولاً یک روش آسان‌تر و کارآمدتر است.
تمرین (Practice)
پس از آماده سازی، باید آن را تمرین کنید. تمرین به شما این امکان را می‌دهد که هر قسمتی از ارائه را که باید تغییر داده یا حذف شود، یادداشت کنید. تمرین ارائه همچنین به شما کمک می‌کند تا بفهمید که چقدر زمان می‌برد و اینکه آیا باید محتوا را کمتر یا بیشتر کنید.
تمرین باید با صدای بلند، لحن مناسب و تمام شرایط باشد. تمرین با این ویژگی‌ها کمک می‌کند تا در روز موعود آسان‌تر اجرا کنید. حتی اگر استرس داشتید.
ارائه (Present)
در پایان، شما باید مطلب خود را ارائه دهید. اگر هنگام اجرا همه چیز طبق برنامه پیش نرفت، نگران نشوید، آن بخش را کنار بگذارید و به ادامه برنامه بپردازید. اگر به اندازه کافی ارائه خود را تمرین کرده باشید، حتما درک عمیقی از مطالب بدست خواهید آورد. حواس‌پرتی‌ها یا چالش‌ها، دانش شما را از موضوع کاهش نمی‌دهند، بنابراین حتی زمانی که همه چیز خارج از برنامه پیش می‌رود، آرامش خود را از دست نمی‌دهید. با اطمینان و روحیه قوی به ارائه خود ادامه می‌دهید.
مهارت‌های ارائه – ترفندها
ترفندهای زیر می‌تواند به شما کمک کند تا ارائه‌های تأثیرگذار و جذاب داشته باشید.
هفت مهارت ارائه
تمرین این هفت مهارت می‌تواند به شما کمک کند ارائه‌های خود را بهتر کنید.
مخاطب خود را بشناسید
هنگام برنامه ریزی، به یاد داشته باشید که مخاطبان شما چه کسانی هستند. برای نمونه، آیا آنها در آن زمینه علمی متخصص هستند یا مبتدی؟ میزان دانش مخاطبان تعیین می‌کند که از چه نوع واژگانی می‌توانید استفاده کنید و سطح جزئیاتی را که می‌توانید در مورد موضوع بحث کنید. شناخت مخاطبان با درک هدف ارائه شما نیز مرتبط است. برای مثال، اگر هدف از ارائه، کسب نمره خوب در کلاس انگلیسی است، باید انتظارات معلم انگلیسی خود را در نظر بگیرید.
نوع گفتار خود را انتخاب کنید
نوع گفتار بر سطح مشارکت مخاطب در ارائه تأثیر می‌گذارد. بنابراین می‌تواند یک ارائه را موفق یا خراب کند. شما باید در صورت لزوم با اطمینان و متقاعدکننده صحبت کنید، همیشه گفتار حرفه‌ای و محترمانه‌ای داشته باشید. شما باید از کلمات عامیانه و کلماتی با مفاهیم قضاوتی مانند «بدیهی‌ست» اجتناب کنید. در عوض، باید نظر خود را از راه نشان دادن شواهد قوی، به خوبی توضیح دهید.
شمرده و رسا سخن بگویید
در کنار استفاده از کلمات مناسب، باید با سرعت مناسب و یکنواخت سخن گفت. گفتار تند یا کند، درگیر ماندن مخاطب را دشوار می‌کند. همیشه با سرعت متوسط صحبت کنید، درست همانطور که اگر مکالمه معمولی داشتید.
کند صحبت کردن اغلب مردم را خسته و عصبی می‌کند. و شروع به غر زدن می‌کنند. تند صحبت کردن مخاطب را گیج می‌کند و تأثیر ارائه را کاهش می‌دهد. تمرین پیش از ارائه به شما کمک می‌کند تا از این امر جلوگیری کنید.
مراقب زبان بدن خود باشید
سخنرانان موفق، معمولا قوی و با اعتماد به نفس به نظر می‌رسند. برای رسیدن به این هدف، باید قبل از ارائه، روی زبان بدن خود تمرین کنید.
- صاف بایستید/بنشینید.
- با مخاطب ارتباط چشمی برقرار کنید.
- در صورت لزوم از حرکات دست استفاده کنید.
- از حالت‌های مختلف چهره استفاده کنید.
زبان بدن مناسب همچنین می‌تواند عصبی بودن را هنگام سخنرانی پنهان کند. حتی اگر عصبی هستید، لبخند بزنید و صاف بایستید. در دید مخاطبان خود مطمئن به نظر می‌رسید.
خلاصه کنید
برای حفظ توجه مخاطب، باید سعی کنید مستقیماً به اصل مطلب برسید. اسلایدها و دیگر وسایل کمکی باید در نهایت سادگی و اختصار باشند. و برای نمایش ایده‌هایتان از کلیدواژه‌های کوتاه استفاده کنید. هنگام صحبت می‌توانید توضیح بیشتری بدهید، همیشه مراقب باشید به محض اینکه مخاطب منظور شما را درک کرد دیگر توضیح بیشتر ندهید.
در موضوع بمانید
یک راه خوب برای رسیدن هدف در ارائه، ماندن در موضوع است. هنگام سخنرانی، گفتن خاطرات یا داستان یا پرداختن بیش از اندازه به جزئیات، بسیار وسوسه‌انگیز است. تلاش کنید در محدوده موضوع بمانید. رفتن به سوی مطالب فرعی، مخاطب را خسته می‌کند و باعث از دست رفتن تمرکزشان می‌شود. در عوض، ضروری‌ترین نکاتی را که می‌خواهید ارائه کنید، مشخص کنید و ارائه‌ی آن ایده‌ها را تمرین کنید.
بارها تمرین کنید
دلیلی وجود دارد که تمرین، بیش از یک بار در این مقاله ذکر شده است. ورود به فضایی که در آن ارائه خواهید داد را تمرین کنید، در صورت وجود ابزارهای کمکی، کار با آن وسایل را تمرین کنید، و ارائه اطلاعات را در تمام طول ارائه تمرین کنید. شما باید تلاش کنید تا به نقطه‌ای برسید که بتوانید مطالب‌تان را بدون نگاه کردن به یادداشت‌ها ارائه دهید. همچنین سعی کنید سوالاتی را که مخاطبان خواهند داشت و نحوه پاسخگویی به آنها را پیش بینی کنید.
بهبود مهارت های ارائه
افراد همیشه می‌توانند مهارت‌های ارائه خود را بهبود بخشند، حتی هنگامیکه فکر می‌کنند بر آنها مسلط هستند. برای بهبود مهارت‌های ارائه، می‌توانید گام‌های زیر را بردارید.
علاقه‌مند باشید
وقتی به ارائه خود علاقه دارید، ارائه موفق، آسان‌تر می‌شود. سعی کنید موضوعی را انتخاب کنید که واقعاً به خواندن، نوشتن و گفتن و شنیدن درباره آن علاقه‌مند هستید .
اندازه خود را بدانید
سعی نکنید فراتر از محدوده درک خود ارائه دهید. اطلاعاتی را که کاملاً درک می‌کنید و می‌توانید به طور کامل توضیح دهید، ارائه دهید. این اعتماد به نفس شما را افزایش می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که سوالات مخاطبان، شما را غافلگیر نمی‌کند.
نفس عمیق بکشید
ارائه یک مطلب می‌تواند طاقت فرسا باشد. در حین تمرین و پیش از ارائه، چند نفس عمیق بکشید. این کار اعصاب شما را آرام می‌کند و به شما کمک می‌کند آرام و پیوسته صحبت کنید.
مراقب سلامتی خود باشید. یک بیماری کوچک می‌تواند ارائه شما را خراب کند. برای هیدراته ماندن خود به اندازه، آب بنوشید. و هنگام ارائه گرسنه نباشید.
اغلب اوقات، به خصوص در مدرسه، افراد باید به صورت گروهی حضور پیدا کنند. ارائه با دیگران می‌تواند چالش برانگیز باشد زیرا هر یک از اعضای گروه ممکن است سبک ارائه متفاوتی داشته باشد. بسیار مهم است که یک ارائه را چندین بار با گروه خود تمرین کنید تا همه در مورد هدف، لحن مورد استفاده، سرعت سخنرانی و نحوه درگیر نگه داشتن مخاطب همراه باشند. هماهنگ کردن برنامه‌ها با سایر اعضای گروه برای برنامه‌ریزی و تمرین می‌تواند مشکل باشد، بنابراین مطمئن شوید که پروژه را در زمان مناسب آغاز کرده‌اید. از این رو، همه برای مشارکت در ارائه و اجرای آن وقت کافی دارند.
مهارت های ارائه – مزایا
توسعه مهارت‌های ارائه موفق می‌تواند ما را در بسیاری از زمینه‌های زندگی کمک کند. همه باید در موقعیت‌های گوناگونی مطلبی را ارائه دهند، از جمله در موارد زیر:
- انجام تکالیف مدرسه
- دفاع از پژوهش دانشگاهی
- درخواست برای بورسیه تحصیلی دانشگاه
- گزارش نتایج یک پروژه در محل کار
- تلاش برای کسب ترفیع
توسعه مهارت‌های ارائه می‌تواند به افراد کمک کند بدون ترس در موقعیت‌های بالا و مشابه آن پیش قدم شوند. هنگام تقویت مهارت‌های ارائه، مهارت‌های سخنرانی عمومی، ارتباطات حرفه‌ای و مهارت‌های نوشتاری و طراحی خود را نیز بهبود می‌یابد. تسلط بر همه اینها افراد را کاندیدای خوبی برای مشاغل مختلف می‌کند و در مجموع می‌تواند آنها را افرادی با اعتماد به نفس و توانمندتر کند.
مهارت های ارائه – چند نمونه
میزان مهارت‌های ارائه می‌تواند باعث موفقیت یا شکست شما در یک ارائه شود. همچنین می‌تواند تفاوت بین نمرات کارنامه، دریافت بورسیه تحصیلی و گرفتن شغل مناسب را توجیه کند. مثال زیر نشان می‌دهد که چگونه شما می‌توانید مهارت‌های بالا را به کار گیرید.
پارسا و سهیل باید مضمون رمان جین ایر (۱۸۴۷) اثر شارلوت برونته را ارائه کنند. آنها باید یک سخنرانی پنج دقیقه‌ای به معلم انگلیسی خود و سایر دانش آموزان کلاس انگلیسی ارائه دهند. اولین قدم‌هایی که باید بردارند چیست؟
اول، آنها باید برنامه‌های خود را هماهنگ کنند تا مطمئن شوند که زمان کافی برای کار بر روی ارائه را دارند. آنها یک ماه قبل از موعد مقرر فرصت دارند، بنابراین تصمیم می‌گیرند هفته‌ای یک بار برای برنامه ریزی وظایف هریک و هماهنگی کار با هم ملاقات کنند.
در اولین جلسه، آنها باید هدف از ارائه خود را تعیین کنند و نحوه رسیدگی به آن را برنامه ریزی کنند. هدف آنها این است که کلاس و معلم خود را در مورد موضوعات رمان جین ایر آگاه سازند و درک خود را از رمان نشان دهند. آنها تصمیم می‌گیرند که این کار را همراه با نمایش چند اسلاید انجام دهند، که در آن هر اسلاید را به یک موضوع اختصاص دهند. آنها چهار موضوع را انتخاب می‌کنند و تصمیم می‌گیرند که هر یک در مورد دو موضوع بحث کنند.
سپس، آنها شروع به آماده سازی ارائه می‌کنند. آنها از یک فایل به اشتراک گذاشته شده برای کار خود استفاده می‌کنند. و اینگونه با هم در پروژه مشارکت می‌کنند. آنها تنها از کلیدواژه‌ها در اسلایدهایشان استفاده می‌کنند و طرح کلی‌تری را می‌نویسند که در هنگام نمایش آن اسلایدها در مورد چه چیزی صحبت کنند. آنها همچنین از چند تصویر برای کمک به فهم ساده تر مفاهیم استفاده می‌کنند. از آنجایی که آنها در مدرسه ارائه می کنند، واژگان رسمی را انتخاب می‌کنند و از لحن آرام، ثابت و حرفه‌ای استفاده می‌کنند.
در هفته منتهی به ضرب الاجل، پارسا و سهیل چند بار برای تمرین ارائه با هم قرار می‌گذارند. آنها وانمود می‌کنند که دارند وارد کلاسی می‌شوند که در آن ارائه می‌کنند، و مطمئن می‌شوند که می‌توانند تصویر کامپیوترشان را بدون هیچ مشکلی نمایش دهند. هنگامی که آنها چندین بار ارائه را اجرا کردند، احساس می‌کنند آماده هستند. در روز ارائه، آنها صبحانه‌ی کاملی می‌خورند، مقدار کافی آب می‌نوشند و پیش از ارائه چند نفس عمیق می‌کشند. آنها در حین ارائه شوخی می‌کنند اما حرفه‌ای هستند و از موضوع خارج نمی‌شوند. آنها با موفقیت یک ارائه جذاب ارائه می دهند.
مهارت‌های ارائه – خلاصه
- مهارت‌های ارائه، مهارت‌های مورد نیاز برای ارائه تأثیرگذار است.
- مراحل انجام یک ارائه شامل: شناسایی هدف، برنامه ریزی، تهیه محتوا و تمرین آن است.
- باید مخاطبان خود را بشناسید، و از لحن حرفه‌ای و مناسب استفاده کنید و با آنان ارتباط چشمی برقرار نمایید.
- ارائه باید مختصر باشند و در موضوع باقی بماند تا مخاطب را متمرکز نگه دارد.
- هنگام انجام یک ارائه گروهی، از قبل برای هماهنگ کردن، زمان کافی را در نظر بگیرید.
