ارائه (Presentation) چیست؟

ارائه یا Presentation، مطلبی است که از جانب فردی (سخنران) برای عده‌ای (مخاطبان) ارائه و به توضیح آن پرداخته می‌شود. ارائه‌ها معمولا به صورت، رسمی و غیررسمی دسته‌بندی می‌شوند.

ارائه رسمی

در ارائه‌ی رسمی به این صورت عمل می‌‌شود که شخصی به توضیح ایده‌ها، محصولات و یا خدمات خود یا شرکتش می پردازد.

مثال:

  • مهندس یا کارشناس فروش یک شرکت در جلسه‌ای برای مشتریان احتمالی خود مزیّت‌ها و
    فواید محصول یا خدمات خودش را شرح می‌دهد.
  • سمینارهای عمومی که برای معرفی یک کلاس تکمیلی یا کارگاه برگزار می‌شود.
  • پایان نامه دانشجویانی که قصد دفاع از پایان نامه خود را دارند.

ارائه‌ی غیررسمی:

ارائه‌ای است که بصورت غیررسمی و بدون پیش نیازها و وسایل خاص در امور روزمرّه‌ی ما انجام می‌شود. مثلا در حالی که با دوستمون قدم می زنیم و موضوعی را شرح می‌دهیم.
آن‌ها بیشتر جهت تبادل اطلاعات و صحبت های روزانه است.

مشخص کردن هدف برای ارائه

بهتر است که قبل از ارائه هایی که داریم از خود بپرسیم:

  • هدف من از این ارائه چیست؟
  • در آخر ارائه قرار است که چه اتفاقی بیفتد؟
  • مخاطبِ من در آخر ارائه چه حسی باید داشته باشد و یا چه کاری انجام دهد؟

این امر به طراحی مسیر و پیاده سازی بهترِ ارائه کمک می‌کند.

شناخت مخاطبان

در اصل ارائه را برای مخاطبان آماده می کنیم نه برای خودمان پس شناخت ابعاد وجودی آن‌ها به ما بسیار کمک خواهد کرد. مثلاً ارائه برای چه سنّی یا چه سطحی از سواد است؟
یک کارشناس فروش وقتی محصول یا خدمات خودش را ارائه می کند قصد دارد مخاطب خود را که می‌تواند مشتری احتمالی‌اش باشد، تحت تأثیر قرار دهد و قانعش نماید.

مواردی که می توانیم برای شناخت مخاطب قبل از طراحی ارائه مد نظر قرار بدهیم:
  • سطح تحصیلات
  • علاقه‌مندی‌ها
  • وضعیت مالی
  • سن مخاطبان
  • جنسیت مخاطبان
  • جایگاه و سِمَت شغلی
  • وضعیت شغلی
  • نیازهای مخاطبان
  • و …
در حقیقت با دانستن این موارد می توانیم از قبل پیش بینی کنیم که:
  • چه مطالبی ارائه بدهیم
  • چه نوع شوخی‌هایی داشته باشیم
  • چه داستان‌هایی را بیان کنیم
  • و سطح مطالبی که ارائه می‌دهیم چگونه باشد…

نکات مهم در ارائه

  • فقط در زمانی که مخاطب ما متخصّص همان موضوع ارائه‌ی ما است، از کلمات و جملات تخصّصی استفاده کنیم، وگرنه بهتر است که از کلمات و جملات عامیانه بهره بگیریم تا درک و فهم راحت‌تری داشته باشد.
  • کلمات و جملات قلمبه سُلمبه استفاده نکینم، شاید برای یک یا دو مرتبه این کار بد نباشد، اما اگر زیاد تکرار شود باعث می شود که مخاطب از ما فاصله گرفته و صحبت هایمان را متوجّه نشود.
  • باید از این موضوع اطمینان حاصل کنیم که حاضران انتهای سالن، صدای ما را به وضوح می‌شنوند.
  • در درست کردن اسلایدها حرفه‌ای عمل کنیم.
  • استفاده از داستان‌ها یا خاطرات ارائه را جذّاب تر می‌کند.

ارائه‌ی منابع معتبر

چون امکان به چالش کشیده شدن از جانب مخاطبان زیاد است باید منابعِ آمارها یا مطالب
بیان شده، قابل ارائه به ایشان باشد.

انواع ارائه:

۱) ارائه اطلاعات
این حالت شامل مطالبی از جلسه‌ی یک تیم است که به روزرسانی‌های مربوط به یک پروژه یا رویداد آینده را به نمایش در می آورد و عملکردهای تیم برای رسیدن به یک محصول را نشان می‌دهد.