ارائه، فعالیتی است که همگی ما تجربه‌اش را داشته‌ایم. صرف نظر از علاقه یا عدم علاقه، ارائه فرصتی را برای نشان دادن دانش و تسلط بر موضوع و انتقال آن به دیگران فراهم می‌کنند ارائه همچنین راه خوبیست برای افزایش مهارت‌های گفتاری و شنیداری به شمار می‌آیند.
یکی از جنبه‌های مهم در ارائه، انتخاب و استفاده بهینه از ابزار و فناوری ارائه است. آیا به اهمیت استفاده از فناوری‌های نو در ارائه اندیشیده‌اید؟ این مقاله به بررسی جایگاه و نقش فناوری در ارائه‌ها می‌پردازد. در ادامه، ضمن مرور پیشینه و کاربردهای نوین فناوری‌های ارائه، به معرفی نمونه‌هایی از این ابزارها پرداخته خواهد شد.
اهمیت فناوری ارائه
شاید این سوال برایتان پیش بیاید که چرا فناوری در ارائه تا این اندازه اهمیت است؟
فناوری به شما کمک می‌کند که ایده‌های خود را به آسانی با دیگران به اشتراک بگذارید. در واقع فناوری روشی برای برقراری ارتباط با دیگران است، و باعث می‌شود ارائه شما جذاب‌تر شود و تمرکز مخاطبان افزایش یابد. بدون فناوری، جذابیت ارائه کاهش می‌یابد، بنابراین مخاطبان تعامل کمتری خواهند داشت.
بدیهی است که هر کسی از یک راه بهتر یاد می‌گیرند. برای نمونه، برخی افراد با خواندن یک مطلب، بهتر آن را می‌فهمند. برخی دیگر ممکن است برای یادگیری بهتر به عناصر بصری مانند تصاویر، نمودارها، ویدیوها نیاز دارند. در حالی که برخی دیگر ترجیح می‌دهند تنها به سخنان شما گوش دهند. با استفاده از فناوری ارائه می‌توانید با متن، تصاویر، صدا و چیزهای دیگر به سرعت و به سادگی توجه مخاطبان خود را جلب کنید و به آنها این امکان را بدهید تا درک عمیق‌تری از موضوع به دست آورند.
فناوری همچنین می‌تواند به شما در روند ارائه کمک کند. برای نمونه، اگر در هر اسلاید متن یا تصویری وجود داشته باشد، می‌تواند به شما کمک کند همیشه بدانید که باید درباره چه صحبت کنید و در نتیجه ارائه را روان و بی وقفه پیش ببرید.
پیشینه فناوری ارائه
پیش از پیدایش نرم‌افزارهای ارائه همچون پاورپوینت، شیوه‌های گوناگونی برای ارائه وجود داشت. این روش‌ها مستلزم صرف زمان زیاد و انجام کارهایی فراتر از ساخت اسلاید بر روی کامپیوتر بود.
یکی از نخستین شیوه‌های ارائه، استفاده از تخته سیاه، وایت‌برد یا فلیپ چارت بود. اگرچه شاید این ابزارها را به معنای دقیق کلمه «فناوری» قلمداد نکنیم، اما بهره‌گیری از تخته‌ها و فلیپ چارت، روشی برای ارائه‌ی اطلاعات تکمیلی به مخاطبان بود. افراد می‌توانستند از امکانات دیداری و شنیداری برای انتقال بهتر مفاهیم مورد نظر خود به مخاطب، از نوشتار یا ترسیم نمودارها و تصاویر بر روی این ابزارها استفاده نمایند. گرچه استفاده از فلیپ چارت، تخته سیاه و وایت‌برد امروزه کاهش یافته و جای خود را به روش‌های دیجیتال داده است، اما هنوز گاهی به کار برده می‌شود.
یکی از نخستین فناوری‌های مورد استفاده در ارائه‌ها، پروژکتورهای اسلاید بود. پروژکتور اسلاید دستگاهی‌ست که تصاویر عکاسی را با تاباندن نور از اسلایدهای (طلق) عکاسی بر روی پرده‌ای بزرگ به نمایش می‌گذارد. یکی دیگر از انواع پروژکتورهای اسلاید، مدل چرخشی بود که اسلایدها را در یک سینی گردان جای می‌داد و می‌توانست آنها را به ترتیب پیاپی نمایش دهد.
سپس فناوری پروژکتورهای اسلاید جای خود را به پروژکتورهای اوپک (Opaque) داد که امروزه برای بسیاری از افراد ابزار آشناتری‌ست. این دستگاه ابزاری‌ست که متن یا تصاویر نوشته‌شده بر روی صفحه‌ای شفاف را بر روی دیوار یا پرده نمایش می‌داد.
پیش از امکان تولید آسان و دیجیتالی اسلاید، این دستگاه‌ها روشی عالی برای انتقال اطلاعات به دانش‌آموزان محسوب می‌شدند. معلمان می‌توانستند مطالب را با استفاده از ورق‌های شفاف، با این دستگاه نمایش دهند و با ماژیک‌های قابل پاک شدن، همراه با دانش‌آموزان محتوا را بر روی صفحه تکمیل کنند.
فناوری نوین ارائه
امروزه، به واسطه اینترنت و رسانه‌های اجتماعی، فناوری‌های ارائه بسیار رایج تر و در دسترس تر است. نه تنها دسترسی آنی به اطلاعات داریم، بلکه روش‌های گوناگونی برای به اشتراک گذاشتن آن با دیگران داریم. بر خلاف گذشته که ارائه‌ها مستلزم صرف زمان و تلاش بسیاری بود، فناوری‌های نوین این امکان را فراهم می‌سازند تا اطلاعات را به سرعت و کارآمد ارائه دهیم.
امروزه، اکثر ارائه‌ها به کمک نرم‌افزارهای ویژه تولید می‌شوند. نرم‌افزار پیشتاز از این دست، «پاورپوینت» بود. نخستین نسخه رسمی پاورپوینت در سال ۱۹۹۰ توسط شرکت مایکروسافت منتشر شد. این نرم‌افزار با حدود ۵۰۰ میلیون کاربر در سراسر جهان، رایج‌ترین نرم‌افزار ارائه به شمار می‌رود. اما چرا پاورپوینت تا این اندازه مورد توجه و استقبال قرار گرفته است؟ به چند دلیل اشاره می‌کنیم:
- امکان نمایش ایده‌ها به متون و تصاویر قابل فهم برای مخاطبان
- امکان شخصی‌سازی اسلایدها و افزودن اطلاعات به روش‌های گوناگون مانند جاسازی فایل‌های صوتی/تصویری یا افزودن انیمیشن
- دسترسی آسان و فراهم بودن آن در هر جا
- قابلیت همکاری، به این معنی که امکان مشارکت و کار همزمان چند نفر بر روی یک ارائه وجود دارد.
با وجود کاربرد گسترده پاورپوینت، این نرم‌افزار برای همه جذاب نیست! برخی از جایگزین‌های آن عبارتند از:
- اپل کی‌نوت – معرفی شده در سال ۲۰۰۳
- گوگل اسلاید – معرفی شده در سال ۲۰۰۶
- پری‌زی – معرفی شده در سال ۲۰۰۹
انواع فناوری‌های ارائه
انتخاب فناوری مناسب برای ارائه با توجه به هدف و ماهیت آن می‌تواند متفاوت باشد. توجه به هدف ارائه بسیار مهم است، زیرا این امر نحوه‌ی ارائه‌ی اطلاعات به مخاطبان را تحت تأثیر قرار می‌دهد. چهار نوع اصلی ارائه وجود دارد:
۱. ارائه‌های آگاهی‌رسانی
هدف از ارائه‌های آگاهی‌رسانی، انتقال اطلاعات به مخاطبان است. این نوع از ارائه بر حقایق و آمار تکیه دارد. انجام تحقیقات مناسب ضروری است تا اطلاعات غلط یا غیرقابل اطمینان ارائه نشود.
۲. ارائه‌های آموزشی
هدف از ارائه‌های آموزشی، آموزش شیوه انجام یک کار به مخاطبان است. در این گونه ارائه‌ها مراحل انجام یک کار دقیق و گام به گام توضیح داده می‌شود و بر نکات مهمی که همزمان باید توجه گردد، تأکید می‌شود. برای این کار به کارگیری تصاویر و نمودار برای فهم بهتر، بسیار مفید است.
۳. ارائه‌های انگیزشی
هدف از ارائه برانگیزاننده ایجاد فتنه در بین مخاطبان و جلب توجه به احساسات آنهاست. این نوع ارائه معمولا بیشتر بر روی رویدادهای جاری تمرکز می کند، مانند مسائل اجتماعی/سیاسی.
۴. ارائه‌های اقناعی
هدف ارائه‌های اقناعی، متقاعد کردن مخاطبان به پذیرش یک دیدگاه خاص است. این نوع ارائه‌ها می‌بایست دارای استدلال قوی باشند که بتواند به روشنی ایده‌ی شما را تقویت کند. از سوگیری ناموجه خودداری کنید و دیدگاه‌های دیگران را نیز در نظر بگیرید.
انواع اسلایدها
فناوری ارائه این امکان را فراهم می‌سازد تا اطلاعات به شیوه‌های گوناگونی به مخاطبان ارائه شود. به همین دلیل، هنگام ساخت یک ارائه، نوع مناسب اسلاید را باید در نظر داشت.
اسلایدها سه گونه هستند: متنی، تصویری و ترکیبی.
اسلایدهای متنی
اسلایدهای متنی شامل کلید واژه‌ها/گزاره‌ها مانند نقل‌قول‌ها هستند.
نادرست: از قرار دادن حجم زیادی از اطلاعات در یک اسلاید خودداری کنید. اسلایدهای ارائه باید روشن و آسان فهم باشند. اگر اطلاعات بسیاری در یک اسلاید گنجانده شود، حواس مخاطب را پرت می کند و باعث می‌شود که آنها نتوانند نکات اصلی را دریافت کنند.
درست: برای فهم بهتر اطلاعات، آنها را از هم تفکیک کنید و در قالب بولت پوینت بنویسید. به جای نوشتن جملات، از کلیدواژه‌ها استفاده کنید.
اسلایدهای تصویری
اسلایدهای تصویری شامل تصاویر/نمودارها هستند. این موارد شامل عکس، شکل‌های گرافیکی، نمودارها، جداول و غیره نیز می‌شود.
نادرست: از قرار دادن تصاویر زیاد در یک اسلاید که باعث به هم ریختگی و کاهش توجه مخاطبان می‌شود، خودداری کنید.
درست: در هر اسلاید بیش از ۱ یا ۲ تصویر/نمودار نگذارید، به این وسیله مخاطبان ایده اصلی اسلاید را گم نمی‌کنند.
اسلایدهای ترکیبی
اسلایدهای ترکیبی از هر دو عنصر متن و تصویر به طور همزمان استفاده می‌کنند. برای نمونه، می‌توان از کادر عنوان برای نمایش موضوع اسلاید یا کادرهای متنی کوچک برای توضیح یک تصویر یا افزودن اطلاعات ضروری (کلیدواژه‌ها) استفاده کرد.
نمونه‌های ارائه
شاید از خود بپرسید یک ارائه‌ی دیجیتال خوب چیست؟ چگونه می‌توان یک ارائه‌ی قوی را از یک ارائه‌ی ضعیف تشخیص داد؟
در اینجا چند نمونه از ویژگی‌های یک ارائه‌ی دیجیتال قوی آورده شده است:
۱. آسان فهم
اسلایدها را ساده نگه دارید. از درج انبوهی از اطلاعات در یک اسلاید خودداری کنید، چرا که این امر می‌تواند باعث سردرگمی مخاطب شود. در عوض، به نکات اصلی و کلیدواژه‌ها بسنده کنید. همواره می‌توانید در هنگام سخنرانی، به تفصیل در مورد این نکات توضیح دهید؛ از اسلاید به عنوان یادآور نکاتی که باید به آنها بپردازید، استفاده کنید.
۲. هماهنگ و چشم نواز
مراقب باشید اسلایدها برای مخاطبان ملال آور نشود. ارائه، روشی عالی برای جلب توجه مخاطبان و حفظ آن است. می‌توانید از قالب‌های ساده و زیبا بهره برید، تا اسلایدهای خود را جذاب‌تر کنید، اما اطمینان حاصل کنید که از یک طرح رنگ و سبک واحد تبعیت می‌کنید. وجود سبک‌های متعدد می‌تواند ظاهری نامنظم به ارائه دهد.
۳. کم شمار
تعداد زیاد اسلاید در یک ارائه باعث کاهش علاقه‌ی مخاطبان خواهد شد. از سوی دیگر، تعداد کم اسلاید نیز موجب کم‌محتوا شدن ارائه و اتمام زودهنگام مطالب شما می‌شود. به عنوان یک قاعده، در نظر گرفتن حدوداً یک اسلاید برای هر یک تا دو دقیقه مناسب است. برای نمونه، یک ارائه‌ی ۲۰ دقیقه‌ای می‌تواند دارای حدود ۱۰-۲۰ اسلاید خواهد بود.
موضوعات ارائه
چگونگی استفاده از فناوری برای انتقال پیام، تحت تأثیر موضوع ارائه قرار دارد.
در صورتی که قصد سخنرانی در مورد «تعداد گویشوران بومی و غیر بومی زبان انگلیسی» را دارید، از نمودارهای آماری بیشتر استفاده خواهید کرد. این می‌تواند شامل رسم نمودارها یا جدول‌هایی برای کمک به مخاطبان در تجسم اعداد باشد.
برای سخنرانی در مورد «فونتیک و لهجه‌ها»، استفاده از تصاویر برای نمایش بخش‌های مختلف دهان و چگونگی استفاده از آنها برای تلفظ حروف مختلف، مفید خواهد بود.
در صورت ارائه در مورد رمانی خاص، ذکر برخی نقل‌قول‌ها یا بخش‌هایی از آن، برای شفاف‌سازی موضوع و برجسته‌سازی مضامین اصلی رمان، سودمند خواهد بود.
فناوری ارائه – نکات کلیدی
- فناوری ارائه: ابزاری برای انتقال اطلاعات، برقراری ارتباط و حفظ تمرکز مخاطبان است.
- نخستین فناوری‌های مورد استفاده در ارائه‌ها، پروژکتور اسلاید بود.
- نخستین نرم‌افزار ارائه مدرن، «پاورپوینت» است که رسماً در سال ۱۹۹۰ منتشر شد.
- برخی از نمونه‌های فناوری ارائه عبارتند از: پاورپوینت، اپل کی‌نوت، گوگل اسلاید و پرزی.
- سه نوع اصلی اسلایدها عبارتند از: متنی، تصویری و ترکیبی.
